Der Weg zum weit besseren Meeting
Ein Buch nicht nur für Moderatoren
Vielfach werden Meetings als langweilig, langatmig und überflüssig angesehen. Doch das muss nicht sein. Werden neue Besprechungs-Werkzeuge genutzt, verwandeln sich Meetings in Brennpunkte für Innovationen. Diese präsentieren Martin J. Eppler und Sebastian Kernbach in ihrem Buch Meet up! auf übersichtliche Weise.
Traditionelle Besprechungen sind wenig beliebt, werden daher oft „ausgesessen“. Sie erscheinen als wenig nützlich und langweilig. Doch das müsste nicht sein, da es lediglich an Ideen fehlt, die zu besseren Meetings führen. Diese Ideen liefert das Büchlein Meet up! von Martin J. Eppler und Sebastian Kernbach. Damit ist es möglich, den Pfad weg von Nörgelspiralen, hin zu Lösungsspiralen zu beschreiten.
Die Autoren haben erkannt, dass Meetings nur durch stetige Konzentration auf das Wesentliche funktionieren, da man sich sonst verzettelt. Sie treten für eine klare Gesprächsnavigation ein, um Zeitverschwendung und Konfusion zu vermeiden. Sie mahnen an, eine konstruktive Beteiligung zu fördern, da sonst immer die gleichen Personen dominieren. Damit Beschlossenes umgesetzt wird, raten sie zudem, individuelle Verantwortlichkeiten und gemeinsames Engagement für alle sichtbar zu regeln.
Für bessere Meetings präsentieren die Autoren 100 sogenannte „Nudges“, mit denen es möglich wird, das Verhalten von Menschen in vorhersehbarer Weise zu verändern. Das Besondere ist, dass weder Wahlmöglichkeiten verboten, noch ökonomische Anreize substanziell verändert werden. Der englische Begriff Nudge bedeutet so viel wie Stupser oder Impuls. Mit Nudging wird ein Ansatz beschrieben, Menschen für Verhaltensänderungen zu gewinnen.
Beispielsweise weisen die Autoren darauf hin, dass eine Handy-Ladestation als Nudge eingesetzt werden kann, da Meeting-Teilnehmer diese in der Regel nutzen werden, um während des Meetings ihr Handy zu laden. Der positive Effekt ist, dass diese Teilnehmer nicht mit Ihrem Handy spielen können, somit während der Sitzung daher nicht abgelenkt sind.
Im Buch wird exakt erläutert, nach welchen Gestaltungsprinzipien Nudges aufgebaut sind. So wird zum Beispiel erklärt, dass sich Menschen sehr stark von Anfangswerten beeinflussen lassen. Ausgangswerte sind in der Lage, mentale Anker zu setzen, von denen man sich nur schwer lösen kann. Nudges sind zudem vorstrukturiert, weil Menschen die Tendenz haben, bereits festgelegten Pfaden zu folgen, statt Neues zu erfinden. Wenn möglich, sollten Nudges einen gewissen Spaßfaktor bieten um Meeting-Teilnehmer zum Mitmachen zu bewegen.
Für kürzere Meetings wird beispielsweise geraten, eine gut sichtbare Uhr im Versammlungsraum zu platzieren, um mehr Zeitdisziplin zu erreichen. Auch ein gut gewählter Meetingzeitpunkt, etwa 11:15 Uhr, sorgt dafür, dass kurze Meetings wenig überzogen werden, schließlich will jeder pünktlich Mittag machen.
Interessant ist die Rapid-Fire-Methode, die verhindert, dass abschweifende Monologe entstehen. Hier darf jeder Teilnehmer nur ein Kurzstatement abgeben und seine Hauptidee zum Thema nennen. Dazu wird von den Autoren sogar der Hinweis gegeben, dass Vorgesetzte erst ganz zum Schluss zum Wort kommen sollten, da andernfalls das Risiko besteht, dass die weiteren Wortmeldungen sich am vom Chef Gesagten orientieren.
Im Buch gibt es jede Menge Beispiele aus der Praxis, die zeigen, welche Möglichkeiten es gibt, Meetings interessanter, kürzer und erfolgreicher zu gestalten. So ist beispielsweise zu lesen, die Stühle aus dem Versammlungsraum zu entfernen und stattdessen Stehtische zu nutzen, die für mehr Leben in Gruppendiskussionen sorgen. Einen ähnlichen Effekt wird ein sogenannter Gallery-Walk haben. Hier sind wichtige Folien im Großformat an die Wand gehängt, was dafür sorgt, dass diese wirklich betrachtet werden und darüber diskutiert wird.
Besonders hervorzuheben ist, dass die Autoren eine ganze Reihe von Hilfen im Buch platziert haben, die das Durchführen von Meetings erleichtern sollen. Darunter ist beispielsweise eine Checkliste, die vor dem Beginn einer Sitzung abgearbeitet werden kann, um eine gute Besprechung zu gewährleisten. Es ist sogar der Hinweis enthalten, dass es auf ihrer Website einen Meeting-Nudge-Designer gibt, mit dem man eigene Ideen für erfolgreiche Meetings zügig strukturieren kann.
In Ihrem Büchlein ist zudem eine Teilnehmer-Typologie zu finden, die es ermöglicht, optimal mit jedem Teilnehmertyp umzugehen. Mit den dort zu findenden Vorschlägen ist es möglich, beispielsweise ständige Nörgler in produktive Meetingteilnehmer zu verwandeln oder das Engagement von Desinteressierten zu erhöhen.
Zudem wird aufgezeigt, wie man als Meeting-Teilnehmer besser auf Aussagen von Kollegen antwortet. Statt beispielsweise pauschal mit »Das macht doch alles keinen Sinn.« zu antworten, wird empfohlen, das eben gesagte beispielsweise mit den Worten »Ich möchte dieses Argument leicht variieren…« zu modifizieren. Dadurch wird gezeigt, dass man dem Kollegen zuhört und dessen Meinung respektiert.
Im Buch sind viele Ideen zu finden, das Außergewöhnliche aus den Mitarbeitern zu holen und Meetings mit mehr Leben zu füllen. So wird beispielsweise erwähnt, dass bei Google die Distanz eines jeden Mitarbeiters zu einem Whiteboard häufig unter zehn Meter liegt. Bei Amazon gibt es hingegen einen leeren Stuhl, der für den Kunden des Projekts steht. Dieser Stuhl soll sicherstellen, dass allen Meeting-Teilnehmern bewusst ist, für wen sie dieses Meeting abhalten.
Abgerundet wird das Buch mit einer kurzen Übersicht über digitale Entwicklungen, die Meetings auf innovative Weise unterstützen können. Darunter ist beispielsweise das Jamboard das 2017 von Google entwickelt wurde.
Insgesamt ist festzustellen, dass die Autoren es geschafft haben, eine Vielzahl nützlicher Ideen zu Papier zu bringen, die in der Lage sind, Meetings wieder zu einer Veranstaltung zu machen, die man gerne aufsucht.
