Der Weg zum besseren Meeting
Handskizzen als Erfolgswerkzeug
Präsentationsfolien und Powerpoint-Vorträge sind oft wenig hilfreich, wenn es um das Erklären schwieriger Sachverhalte geht. Wesentlich nützlicher sind in diesem Fall Freihandskizzen. Martin J. Eppler und Roland A. Pfister erläutern in ihrem Buch Sketching at Work die vielen Vorteile von Handzeichnungen und präsentieren über 40 Visualisierungs-Tools für den effizienten Informationsaustausch.
Ein Problem oder eine Idee mit einer von Hand gezeichneten Skizze festzuhalten, birgt zahlreiche Vorteile. Wie Studien nachweisen, wird damit das Denken, Kommunizieren und Entscheiden erheblich erleichtert. Bereits der große Gelehrte Leonardo da Vinci nutzte Skizzen als Experimentierplattform für sein Denken und Forschen. Auch Charles Darwin nutzte Skizzen, um seine Evolutionstheorie zu entwickeln. Kein Wunder, dass angesichts der Vorteile auch viele moderne Manager Skizzen nutzen, um Mitarbeiter zu führen oder Reden visuell zu unterstützen. Aber auch Gruppen kommen mit Skizzen in die Lage, schneller und besser zusammenzuarbeiten.
Martin J. Eppler und Roland A. Pfister geben in ihrem Buch Sketching at Work zahlreiche Tipps und präsentieren Vorlagen, mit denen es möglich wird, Ideen auszudrücken und innovativ zu sein. Das Buch ist ein echter Kreativitätsförderer und sollte auf keinem Schreibtisch fehlen. Wer sich mit dessen Inhalt auseinandersetzt, wird Folien und Powerpoint wohl nur mehr selten beim Präsentieren oder beim Erarbeiten von Lösungen aller Art einsetzen, da es mit Skizzen weitaus einfacher und präziser wird, zu kommunizieren. Die Chance ist groß, dass sich durch den Einsatz von Skizzen langweilige Sitzungen in engagierte Treffen mit hohem Kooperationsgrad verwandeln.
Damit dies klappt, gilt es, sich zunächst mit den im Buch präsentierten Skizzierrichtlinien, Skizzenformen sowie den von den Autoren bereitgestellten Skizziervorlagen vertraut zu machen. Das Ziel ist es, kompakte, logisch strukturierte, aussagekräftige, revidierbare und explizite Skizzen zu erstellen. Dabei ist es jedem selbst überlassen, mit welchem Medium er seine Skizze erstellt. Möglich sind Flipcharts, Whiteboards, Packpapierwände aber auch ein Tablett zusammen mit einem Beamer oder einem großen Monitor.
Die Autoren geben Hilfestellung, auf was es beim Erstellen von Skizzen besonders ankommt. Sie mahnen an, nicht zu sehr auf die Ästhetik einer Visualisierung zu achten. Sie bekräftigen, Wert auf einen nüchternen Zeichnungsstil zu legen und sich zu hüten, die Skizze mit übermäßig vielen Informationen anzureichern. Es gilt, eine Skizze stets als situatives Werkzeug und nicht als definitive Lösung zu betrachten.
Im Buch wird exakt erläutert, wie Skizzen sinnvoll aufgebaut werden: Erst die gesamte Struktur darstellen, anschließend die Details hinzufügen. Die Aufgabe von Farbe wird erläutert und die Wichtigkeit der Elementeposition hervorgehoben. Verblüffend einfach lernt man zudem, mit wenigen Strichen einen Menschen zu zeichnen und deren Situation oder die Beziehung zu anderen Menschen auszudrücken.
Den Hauptteil im Buch nehmen jedoch die mehr als 40 visuellen Methoden ein, die als Denk-, Vorlagen- oder Sprechskizze verwendet werden können. Damit rasch eine zur jeweiligen Aufgabe passende Skizzenvorlage gefunden wird, haben die Autoren jeder Vorlage eine aussagekräftige Beschreibung spendiert. Hier erfährt man, in welcher Situation die Skizzenvorlage verwendbar ist, welche Berufsgruppen von der jeweiligen Vorlage besonders profitieren können und es werden Hinweise zu anderen, ähnlichen Vorlagen im Buch gegeben.
Geht es zum Beispiel darum, eine Entscheidung zu finden, so empfehlen die Autoren die Skizzenvorlage 10-10-10-Kreise oder das Perspektivdiagramm. Soll etwas analysiert werden, so wird auf die Argumentationsskizze, die Beziehungsskizze oder den Entscheidungsbaum verwiesen. Geht es um das Thema Planung , so findet der Leser die Brücke, die Entscheidungspyramide oder das Flussdiagramm. Zur Geschichtenskizze, der Konzeptkarte oder dem Perspektivdiagramm wird geraten, wenn es um die Kommunikation eines Themas geht.
Diese Beispiele sind nur Auszüge aus dem im Buch präsentierten Fundus. Vielfach ist eine Skizzenvorlage für mehrere Bereiche geeignet, doch wird stets genau erläutert, wann und warum zur jeweiligen Skizzenvorlage gegriffen werden sollte, wie sie anzuwenden ist, was damit erreicht werden kann und ob diese auf Moderatoren, Trainer, Sitzungsleiter oder Geschäftsführer zugeschnitten sind. Zudem verweisen die Autoren auf ähnliche Skizzenvorlagen, die als Alternative zur getroffenen Wahl verwendbar wären. In vielen Fällen sind sogar zu den jeweiligen Skizzen Beispiele vorhanden, anhand deren es leichtfällt, die Skizzenvorlage produktiv zu nutzen.
Mit der Zeit des Übens wird Skizzieren zu einem mächtigen Werkzeug. Beispielsweise kann die Synergieskizze helfen, Ziele zu kombinieren und Zielsynergien zu entdecken. Wer mit dieser Skizze vertraut ist, kann künftig in rund einer Stunde eine systematische Dokumentation der kurz-, mittel- und langfristigen Ziele erstellen sowie als Nebeneffekt beispielsweise Zielkonflikte entdecken.
Allerdings warnen die Autoren davor, die Synergieskizze zu idealisieren, da es ein Unterschied ist, ein Ziel theoretisch zu skizzieren und es in der Praxis wirklich zu erreichen. Sie empfehlen daher, die Synergieskizze periodisch zu überprüfen und zu kontrollieren, ob das Vorgenommene auch wirklich in die Tat umgesetzt wurde.
Es zeigt sich also, dass die Autoren ihr ganzes Wissen in das Buch gesteckt haben. Das Werk ist daher eine echte Empfehlung für alle Personen mit Leitungsfunktion, künftig besser und mit mehr Freude Meetings abzuhalten.
