Swot: Controlling-Software für Mittelständler
Mit Controllinginstrumenten sicher navigieren
Tagesaktuelle Daten auf Knopfdruck statt langwieriger manueller Erfassung: Controlling-Software spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht vorausschauendes Planen in Szenarien. Das hilft international agierenden Mittelständlern, im sich schnell ändernden Umfeld Handlungsoptionen zu finden und zu bewerten.
Welche Folgen haben die derzeitigen weltpolitischen Veränderungen auf unsere Geschäfte? Die Frage treibt nicht nur die großen Konzerne um, sondern auch die oft global agierenden deutschen Mittelständler. Vor dem Hintergrund von Brexit, Embargos und drohenden Handelskriegen werden wirkungsvolle Frühwarnsysteme ebenso wie das vorausschauende Planen mit verschiedenen Szenarien immer wichtiger. Bereits 2017 gingen laut einer empirischen Studie „Controlling im Mittelstand“ der SWOT Controlling GmbH1 77 Prozent von 134 befragten Controllingverantwortlichen davon aus, dass sich das Controlling in Zukunft deutlich mehr mit Szenarien befassen wird.
Wenn Excel-Auswertungen nicht mehr genügen
Doch längst nicht alle Unternehmen verfügen bereits über die geeigneten Controllinginstrumente für die Erhebung von Echtzeitdaten oder umfassende Szenario-Analysen. Auch bei der Schuck Group, einem der führenden Hersteller von Verbindungselementen für Rohrleitungssystemen, waren Reportings und Auswertungen noch vor einigen Jahren eher mühsam und zeitaufwendig. Mit rund 330 Mitarbeitern gehört das Unternehmen zum Mittelstand, mit fünf internationalen Niederlassungen, mehreren Sparten und Auftragnehmern in über 50 Ländern ist die Organisation dennoch komplex.
Im Controlling aller drei Geschäftsbereiche nutzte man früher hauptsächlich Excel-Listen für die Erfolgs- und Planungsrechnung. Die Datenübertragung erfolgte händisch, das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tabellen erforderte Zeit und band Ressourcen. Trotz aller Sorgfalt konnten sich durch das manuelle Vorgehen zudem Fehler einschleichen.
Daher suchte man nach einer passenden Controlling-Software: Einfach und schnell zu bedienen sollte sie sein und gut strukturierte Berichte für die verschiedene Zwecke der Unternehmenssteuerung erlauben. In einem Vergleich verschiedener Anbieter schnitt die SWOT Controlling Software des gleichnamigen Anbieters schließlich am besten ab: Die Benutzeroberfläche gefiel auf Anhieb, die Bedienung war einfach, die Darstellung gut strukturiert. Die Software bietet Anbindungsmöglichkeiten an praktisch alle gängigen Buchhaltungssysteme, vorkonfigurierte Berichtsoptionen ebenso wie individuell anpassbare Einstellungen. Das Preis-Leistungsverhältnis überzeugte ebenfalls.
Die Implementierung ging schnell, erinnert sich Christine Straub-Delvo, Leitung Finanzen und Personal Franz Schuck GmbH: „In nur drei Tagen war die Schnittstelle zu unserem Buchhaltungssystem eingerichtet“. Das neue Programm ermöglicht die integrierte Betrachtung von GuV-, Bilanz- und Liquiditätsentwicklung. Bei der Schuck Group nutzt man die Controlling-Software für die monatliche Erfolgsbetrachtung nach Sparten, zur grafischen Darstellung von Erfolgs-, Liquiditäts- und Rentabilitätskennziffern, für Planungsrechnungen und für Soll-Ist-Vergleiche.
Tagesaktuelle Daten auf Knopfdruck
Alle Daten werden nun direkt aus der Finanzbuchhaltung ausgelesen und manuelle Übertragungsfehler somit vermieden. „Die Daten stehen beleggenau, tagesaktuell und bereits getrennt nach unseren drei Geschäftsbereichen, buchstäblich auf Knopfdruck, zur Verfügung“, so Christine Straub-Delvo. Der Arbeitsaufwand für das monatliche Reporting ist damit deutlich gesunken. Gleichzeitig sind die Monatsberichte nun sogar informativer, neben der Erfolgsanalyse werden nun in weitaus stärkerem Umfang auch Bilanz- und Liquiditätsauswirkungen berücksichtigt.
Anfangs griff man bei Schuck auf die vorkonfigurierten Branchenlösungen zurück, bei Fragen half die Hotline des Anbieters. Inzwischen mit den erweiterten Möglichkeiten des Systems vertraut, passen die Controller ihre Berichte nun auch flexibel an die spezifischen Erfordernisse ihrer internen und externen Adressaten an. So schätzen etwa die Abteilungsleiter sehr zeitnahe Reportings, wenn es um Auftrags-Nachkalkulationen und Anpassung der Zuschlagsätze geht.
Die Einführung einer integrierten Controllingsoftware spart nicht nur erheblich Zeit und hilft, Übertragungsfehler zu vermeiden. Der Umstieg von der manuellen, nachlaufenden Erfassung zur Nutzung tagesaktuellen, digitalisierter Daten schafft die Voraussetzung für Frühwarnfunktionen ebenso wie für strategische Planungen. Mit Hilfe entsprechender Controlling-Tools, in diesem Falle SWOT Cube, lassen sich auch mehrdimensionale Plan-Daten generieren und unterschiedliche Plan- und Forecast-Szenarien auswerten. So können mögliche Auswirkungen von Embargopolitik oder Handelsbeschränkungen in bestimmten Regionen auf die Geschäftsentwicklung einzelner Sparten vorweggenommen und Handlungsoptionen analysiert werden.
