Effizient planen, budgetieren und kontrollieren
Mit BusinessPlanSystem BPS-ONE in die Zukunft
Die Software BPS-ONE von Denzhorn in Ulm wertet alle betriebswirtschaftlichen Parameter systematisch aus, gestattet die Erstellung kalkulatorischer Prognosen für zukünftige Entwicklungen und überwacht Planungs- sowie Controllingprozesse.
Die MICHELFELDER Holding & Service GmbH mit Hauptsitz in Fluorn-Winzeln (Baden-Württemberg) ist mit sechs in Deutschland produzierenden GmbHs sowie einem weiteren Produktionsstandort in der Türkei in vier Geschäftsbereichen tätig: Metalltechnik, Rohrtechnik, Werkzeug- und Vorrichtungsbau und Dosiertechnik. Das 1970 gegründete 250-Mitarbeiterstarke Unternehmen beliefert anspruchsvolle Branchen von der Automatisierungsindustrie, über Maschinenbau, Automobil-, Lebensmittel-, Medizin- und Verpackungstechnik. Aktuell ist das Unternehmen dabei, seine sechs GmbHs zu einer GmbH zusammenzufassen.
Ob allgemeine Unternehmens- oder spezielle Finanzplanung, ob Soll-/Ist-Vergleich oder Trendberechnung – stets wurden dafür monatlich, quartalsweise sowie für die jährlichen Budgetplanungen jeweils Unmengen an Listen in Excel-Dateien an die verschiedene Stellen geschickt und in der Unternehmensgruppe verteilt, gefolgt von mühseligen Plausibilisierungsbemühungen – und dennoch stimmten Listen und Zahlen nicht überein und waren Zuständigkeiten oft unklar.
Als dann der Finanzverantwortliche der MICHELFELDER Holding sich aus privaten Gründen aus dem Unternehmen zurückzog, war dem Geschäftsführer klar, dass man eine Software brauchte, die die Unternehmensplanung auf einfache und effektive Weise professionalisieren ließ. Schnell wurde die Unternehmensgruppe fündig. „Auf einem Kundentag unseres Geschäftspartner, der Karlsruher ABAS AG, präsentierte Bernd Kirschner vom Ulmer Lösungsanbieter DENZHORN GmbH das Planungs- und Strategietool BPS-ONE“, erinnert sich Klaus Michelfelder, Dipl. Wirt. Ing (FH) und Geschäftsführer der MICHELFELDER Gruppe.
BPS-ONE ermöglicht als Business Intelligence Software den Aufbau einer betriebswirtschaftlichen Planung durchgängig vom Ergebnis und Cashflow bis zur Bilanz und Liquidität. Abgesichert wird die erfolgreiche Umsetzung der Planung durch einen professionellen Controlling-Prozess mit Soll-Ist-Vergleich, Prognose und Simulation. „Der Funktionsumfang der Software entsprach genau unseren Zielanforderungen“, sagt Michelfelder. „Zudem punktet sie mit einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis.“
Wichtig waren dem Geschäftsführer:
eine einheitliche Software für alle GmbHs, um den Überblick nicht zu verlieren und um jederzeit kontrollieren zu können, wo man steht, um gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einleiten zu können,
die Möglichkeit der Liquiditätsplanug (Cash-Flow-Betrachtung und monatliche Bilanzzahlen),
umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
die Möglichkeit zur Konsolidierung
ein sehr großer Kennzahlenkatalog, mit den wichtigsten Finanzkennzahlen, die automatisch generiert werden können.
Interessant war die Software für die Holding des Weiteren, um über sämtliche Leasing- und Kreditverträge einen Überblick zu bekommen. Während das vorher ein Sammelsurium verschiedener Excel-Tabellen war, bei dem auch mal versehentlich unbemerkt ein Vertrag auslaufen konnte, wäre dies mittlerweile undenkbar. „Die Software hat ein gutes Erinnerungsfeature, so dass wir zeitig sehen, wann was ausläuft“, erklärt Michelfelder. „Man erhält relativ schnell einen Bankenspiegel und weiß, wie es auf der Seite der Verbindlichkeiten aussieht.“
Multimandantenfähiges System
Die Entscheidung für BPS-ONE fiel in der Unternehmensgruppe 2012, seit 2013 ist das Tool mit den Modulen Kostenstellen, Vertragssystem, Investitionssystem, Personalsystem und Managementkonsolidierung bei den sechs GmbHs im Einsatz. „Bevor er das System auf unsere Server aufgespielt hatte, hatte Andreas Kirschner von DENZHORN die Vorarbeiten übernommen, dann zusammen mit mir einen Mandanten eingepflegt, so dass ich die restlichen alleine bewerkstelligen konnte, und dass obwohl ich absolut kein IT-Experte bin. Das macht deutlich, wie intuitiv das System zu handhaben ist“, berichtet Michelfelder.
Da das Tool plausibel und nachvollziehbar funktioniert, konnten auch die anderen 16 Anwender in Geschäftsführung, Assistenz, Buchhaltung und Personalabrechung sofort mit der Software arbeiten, ohne langwierige Einarbeitung.
In der Unternehmensgruppe ist man dementsprechend sehr zufrieden – sowohl mit der Software als auch mit dem Lösungsanbieter selber. „Unser Planungsprozess ist deutlich stringenter und besser geworden, es ist nun, anders als vorher, ganz konkret und zeitlich getaktet und auch die Verantwortlichkeit ist deutlich zugeordnet“, sagt Michelfelder und bilanziert: „Da die Dynamik rasant zunimmt, sind solche Systeme für Entscheider unabdingbar, um Veränderungen zu integrieren und möglichst schnell zu sehen, was hat das jeweils für Auswirkungen.“
Erwähnenswert sei aber auch die Betreuung durch den DENZHORN-Kundenberater Andreas Kirschner. „Wir haben mittlerweile ein sehr freundschaftliches Verhältnis und ich freue mich, wenn er wieder bei uns ist, um uns bei der Zusammenlegung der sechs GmbHs zu einer einzigen zu unterstützen.“ Denn dass das mithilfe des Business Intelligence Systems BPS-ONE gemacht wird, ist so selbstverständlich, wie das einfache planen, budgetieren und controllen mit BPS-ONE.
